¿Qué pasa cuando te equivocas? Cómo hacer una factura rectificativa

Errar es humano y más cuando se trata de facturación y contabilidad. Existen diferentes tipos de errores cuando se emite una factura, desde correr una coma, hasta saltarse un número de factura o que el IVA no sea el correcto. Por eso, si te equivocas, puedes solucionarlo de forma muy sencilla emitiendo una factura rectificativa.

Qué es una factura rectificativa

Las facturas rectificativas son un tipo de factura que sirve para sustituir una factura que incluye algún error o no contiene toda la información necesaria.

Como se refiere a una factura ya emitida, la factura rectificativa tiene que indicar siempre la factura que corrige o amplía.

Cuándo emitir una factura rectificativa

Una factura rectificativa sirve para cambiar una factura y debe emitirse siempre que ésta contenga algún tipo de fallo. Entre los motivos más habituales para realizar una factura de rectificación figuran:

  • Por error en algún dato identificativo si te equivocas en el cliente al que has girado la factura.
  • Si hay algún tipo de error o fallos en el cálculo de las cantidades de la factura.
  • Por error en el cálculo o la aplicación del tipo impositivo en la factura porque apliques un IVA menor, por ejemplo.
  • Porque falte algún dato obligatorio según los artículos 6 y 7 del Reglamento de facturación.
  • Por la devolución del pedido, tanto si es parcial como total.

En estos casos habrá que crear una factura rectificativa para enmendar el error y corregir los datos.

¿En qué momento hay que realizar esta factura rectificativa?

El plazo para emitir una factura rectificativa es de cuatro años desde el devengo del impuesto, de manera que si pasado más tiempo no hará falta presentarla. Sin embargo, idóneo es que crees la nueva factura en cuanto detectes el error.

Cómo se hace una factura rectificativa

Crear una factura rectificativa no tiene por qué ser difícil si utilizas un sistema de facturación profesional. La clave en cualquier caso es tener claros los requisitos para emitir una factura rectificativa:

  • Identificarla claramente como una factura rectificativa.
  • Usar una numeración diferente a la del resto de facturas.
  • Incluir los datos de la factura original con su número y fecha de emisión.
  • Indicar el motivo de la rectificación y el cambio que se realizará.

La numeración de las facturas rectificativas

Las facturas de rectificación tienen su propia numeración, diferente a la de una factura al uso. Como con las facturas normales, es importante seguir un orden y llevar un registro de las facturas rectificativas.

La forma más habitual de hacerlo es utilizar la letra R delante de este tipo de facturas. Así, la primera factura del ejercicio sería la factura R1, la segunda la factura R2 y así sucesivamente.

Ejemplo de factura rectificativa

La mejor forma de aprender cómo se hace una factura rectificativa es con un ejemplo concreto.

Las facturas donde sólo hay que cambiar los datos de un cliente son sencillas. Las que implican algún cambio de cantidades que supongan un abono o un ingreso a nuestro favor implicarán también rehacer las cuentas.

En este caso tomamos como punto de partida una factura normal sobre la que el cliente nos comunica va a devolver una parte del pedido, por lo que debemos modificar las cifras de la factura. El cambio se refiere a la factura 201 con fecha del 31/05/2020. El pedido inicial de 2.000 euros se quedará finalmente en 1.500 euros.

Estos serían los datos básicos de la factura original antes del cambio y sin la información de cada una de las empresas:

Factura original

Factura nº 20131/05/20
Concepto de la factura
Base imponible2.000,00 €
IVA (21%)420,00 €
TOTAL2.220,00 €

Tras el cambio, estos serían los datos de la factura recitificativa:

Factura nº R-124/07/20
Rectificación de factura n1 201 de 31/05/2020
Base imponible1.500,00 €
IVA (21%)315,00 €
TOTAL1.815,00 €

¿Se puede anular una factura emitida con una rectificativa?

También es habitual usar las facturas rectificativas para anular una factura anterior cuando, por ejemplo, hay un impago de un cliente. Esto genera una factura negativa que es totalmente legal y, de hecho, se suele hacer para recuperar el IVA de las facturas.

Sin embargo, hay que tener cuidado con abusar de este recurso, especialmente con las facturas al final de mes. Y es que Hacienda puede entender que estás trasladando gastos de un trimestre a otro sin motivo.

Imagen: Pixabay.com/mohamed Hassan

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